HAPPY WITH IT !: Manajemen Proyek

Manajemen proyek merupakan faktor mendukung keberhasilan proyek karena merupakan pengaturan sumber daya dalam batas-batas ruang lingkup, waktu, biaya dan kualitas yang telah ditentukan untuk menyelesaikan proyek. Suatu urutan umum keputusan manajemen yang dibutuhkan dalam semua proyek adalah keputusan perencanaan, penjadwalan dan pengendalian.

A. Perencanaan

· Identifikasi pelanggan proyek

· Menetapkan produk akhir atau jasa

· Menetapkan sasaran proyek

· Memperkirakan total sumber daya dan waktu yang dibutuhkan

· Memutuskan bentuk organisasi proyek

· Menunjuk orang-orang kunci (manajemen proyek dan sebagainya)

· Mendefinisikan tugas pokok yang dibutuhkan

· Menetapkan anggaran

B. Penjadwalan

· Mengembangkan struktur penjabaran kerja secara rinci

· Menaksir/memperkirakan waktu yang diperlukan untuk tiap tugas

· Menentukan urutan tugas dalam urutan yang tepat

· Mengembangkan waktu mulai/stop untuk tiap tugas

· Mengembangkan anggaran yang rinci untuk tiap tugas

· Menunjuk mengangkat orang untuk melakukan tugas

C. Pengendalian

· Memonitor waktu, biaya dan untuk kerja yang akurat

· Membandingkan angka rencana dengan kenyataan

· Menentukan apakah diperlukan tindakan koreksi

· Mengevaluasi tindakan koreksi alternatif

· Mengambil tindakan koreksi yang tepat

Penjadwalan proyek merupakan pekerjaan yang sangat menentang bagi manager perangkat lunak. Dasar pemikiran adanya penjadwalan adalah sering adanya keterlambatan perangkat lunak. Hal-hal yang menyebabkan keterlambatan tersebut adalah :

· Batas waktu yang kadang tidak realistis

· Perubahan kebutuhan user

· Memandang rendah sumber daya dan usaha

· Tidak mempertimbangkan resiko

· Kesulitan teknis yang tidak dilihat sebelumnya

· Kesalahan komunikasi

Penjadwalan proyek dapat dilihat dari dua perspektif yang berbeda yaitu :

1. Tanggal akhir pelepasan perangkat lunak telah dibuat sebelumnya dan tidak dapat dibatalkan

2. Tanggal akhir ditentukan oleh tim rekayasa. Usaha didistribusikan dan tanggal akhir ditentukan setelah melalui proses yang cermat

Kegiatan proses penjadwalan proyek dapat digambarkan sebagai berikut :

Kriteria Penjadwalan

· Pembagian

· Saling ketergantungan

· Alokasi waktu

· Validasi kerja

· Batasan tanggungjawab

· Batasan keluaran

· Kejadian penting yang ditentukan

Metode Penjadwalan

Beberapa jenis metode penjadwalan banak digunakan. Ini biasanya diklasifikasikan sebagai metode bagan Gantt atau jaringan. Metode bagan Gantt menggunakan suatu bagan batang atau bagan kejadian penting (Milestone chart). Metode jaringan menggunakan grafik atau jaringan untuk menunjukkan hubungan mana yang harus didahulukan. Untuk membuat penjadwalan terhadap suatu proyek perangkat lunak ada dua metode yang dapat digunakan yaitu :

a. Diagram Batang

Diagram batang menunjukkan siapa yang bertanggungjawab untuk setiap kegitan dan kapan kegiatan tersebut dijadwalkan dimulai dan berakhir

b. Jaringan Kegiatan

Jaringan kegiatan menunjukkan ketergantungan diantara kegiatan-kegiatan yang membentuk proyek

Kedua metode tersebut dapat dibuat secara otomatis dari database informasi proyek dengan memakai tool manajemen proyek, misalnya Microsoft Project. Contoh :

Tabel Durasi dan ketergantungan pekerjaan

Pekerjaan T3 bergantung pada Pekerjaan T1 yang berarti bahwa T1 harus selesai sebelum pekerjaan T3 dimulai. Misal, T1 merupakan perancangan komponen dan T3 merupakan implementasi dari rancangan tersebut.

Jaringan Kegiatan

Pada tool manajemen proyek ini semua kegiatan harus berakhir pada patokan. Suatu kegiatan bisa dimulai ketika patokan sebelumnya (yang mungkin tergantung pada beberapa kegiatan) telah dicapai. Sebelum maju dari satu patokan ke patokan yang lainnya, semua jalur yang menuju ke patokan tersebut harus telah selesai. Jalur kritis ditunjukkan dengan garis tebal. Jadwal keseluruhan proyek tergantung pada jalur kritis. Ketidaktepatan dalam penyelesaian kegiatan kritis akan menyebabkan ‘tertundannya’ proyek.

Diagram Batang Kegiatan

Batang terasir yang panjangnya dihitung dengan memakai alat Bantu penjadwalan. Ini menunjukkan adanya flesibilitas pada tanggal penyelesaian kegiatan. Jika suatu kegiatan tidak selesai tepat waktu, maka jalur kritis tidak akan terpengaruh sampai akhir periode yang ditandai oleh batang yang diasir. Kegiatan yang berada pada jalur kritis tidak memiliki marjin untuk kesalahan dan dapat diidentifikasi karena tidak mempunyai batang diasir.

Alokasi Waktu dan Penanggungjawab

Staf tidak harus diberi tugas sepanjang waktu pada proyek. Selama waktu kosong, mereka bisa jadi berlibur, bekerja di proyek lain dan mengikuti kursus. Pada akhirnya, jadwal proyek awal akan menjadi tidak benar. Seiring berjalannya proyekm waktu hasil estimasi harus dibandingkan dengan waktu yang sebenarnya dihabiskan. Perbandingan ini dapat dipakai sebagai dasar revisi jadwal untuk bagian lain dari proyek tersebut. Ketika angka-angka yang benar telah diketahui, diagram kegiatan harus ditinjau. Selanjutnya kegiatan proyek berikutnya dapat disusun ulang untuk memperkecil panjang jalur kritis.

Bagan Gantt Proyek

Bagan Gantt yang disederhanakan untuk konstruksi rumah. Waktu diperlihatkan berderet di baris paling atas dan kegiatan diperlihatkan di kolom samping. Setiap kegiatan dalam proyek diperlihatkan pada bagan sebagai balok untuk periode waktu tertentu yang memang dijadwalkan untuk kegiatan tersebut. Kegiatan 1, 2, dan 3 dijadwalkan dalam urutan. Disini, kegiatan 1 selesai sebelum kegiatan 2 mulai dan kegiatan 2 selesai sebelum kegiatan 3 mulai. Bagan ini juga menunjukkan bahwa kegiatan 7, 8 dan 9 dikerjakan secara pararel pada waktu yang bersamaan. Bagan Gantt memperlihatkan bukan hanya berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk tiap kegiatan tetapi juga kapan tiap kegiatan dimulai.

Bagan Jaringan Proyek

Kegiatan diperlihatkan sebagai panah, sedangkan kejadian diperlihatkan sebagai lingkaran. Diagram jaringan memperlihatkan dengan jelas hubungan mana yang harus didahulukan antara kegiatan. Konvensi yang digunakan dalam menggambarkan diagram jaringan ini adalah semua panah menuju ke suatu lingkaran (kejadian) harus diselesaikan sebelum panah yang keluar dari lingkaran itu dimulai. Semua panah yang menuju ke lingkaran disebut pendahulu (predecessors) dan semua panah keluar dari lingkaran disebut penerus (successor). Semua kegiatan pendahulu harus selesai sebelum penerus dapat dimulai.

Diagram Jaringan

Yang bersebelahan dengan panah, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan. Sebagai contoh, kegiatan 1-2 memerlukan 3 hari dan kegiatan 1-3 memerlukan 4 hari 4.

SOAL

Buat Diagram kegiatan dan diagram batang yang menunjukkan jadwal proyek !